株式会社トータル保険サービス

当社の個人情報保護について

プライバシーポリシー

当社は、「お客様第一主義」と「コンプライアンス」を企業活動の原点として、保険商品を通じ、お客様に「安心」と「安全」を提供することによって、広く社会の発展に貢献することを目指しています。当社は保険代理店としての業務におけるすべての個人情報をより厳正に取扱うため、プライバシーポリシー(個人情報保護方針)を以下のとおり定めて、これを実行維持することといたします。

  1. 当社は、個人情報を取得する場合には、事前に利用目的を明確にし、本人の同意を得た上で、利用目的の範囲内において適切に利用します。本人に事前の同意を得ることなく、または利用目的を超えて個人情報を利用(目的外利用)することはありません。また、目的外利用を行わないために必要となる措置を講じます。
    ※当社業務の個人情報の利用目的については、「個人情報の取得と取扱いについて」をご覧下さい。
  2. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国の定める指針その他の規範を遵守します。
  3. 当社は、個人情報の漏洩、滅失又は毀損に対して、予防措置を講ずるとともに、万が一、問題が発生した場合には、速やかな是正対策を実施します。
  4. 当社は、苦情及び相談に対しては遅滞なく対処いたします。
  5. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、改善を行います。

2018年4月1日
株式会社トータル保険サービス

《個人情報の開示等の請求や苦情・相談に関する窓口》

個人情報管理対策委員会事務局 (コンプライアンス統括部)
〒104-0031 東京都中央区京橋2-2-1 京橋エドグラン23階
TEL:03-3243-5253 FAX:03-3243-5294

個人情報の取得と取扱いについて

当社は、「お客様第一主義」と「コンプライアンス」を企業活動の原点として、保険商品を通じ、お客様に「安心」と「安全」を提供することによって、広く社会の発展に貢献することを目指しています。このような経営理念のもと、当社は個人情報取扱事業者として、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の法令、国の定める指針、ガイドラインを遵守して、以下のとおり個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。

また、お客様から信頼いただける保険代理店を目指し、個人情報が業務上適切に取り扱われるよう従業員への教育・指導の徹底、お客様からの苦情・相談への迅速な対応、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善を実施いたします。なお、以下記載の内容は適宜見直し改善いたします。

  1. 個人情報の取得・利用の目的

    当社は十分な安全管理措置を講じたうえで、損害保険代理業、生命保険募集に係る業務等保険代理業その他の当社の事業活動に関して、業務上必要な範囲で、かつ公正な手段により個人情報を取得します。
    また、当社では、個人情報を以下の目的で利用し、その他の目的に利用することはありません。

    1. (1)当社が取り扱う保険会社等の保険又は保険類似商品(以下「保険等」といいます。)の契約の代理・募集・維持管理等並びに保険等に関連、付随する情報・サービスのお客様へのご提供
    2. (2)保険料の集金事務
    3. (3)企業経営及び企業のリスクマネジメントに関するコンサルティング業務並びにこれに関連、付随する情報・サービスのお客様へのご提供

    上記利用目的の変更は、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、変更する場合には、その内容をお客様に通知するか、またはホームページ(URL)等により公表します。

    ※当社に保険募集業務の委託を行っている保険会社の個人情報の利用目的は、それぞれの保険会社のホームページ等に公表されていますのでご利用ください。

  2. 取得・利用する個人情報の種類

    当社が取得・利用する個人情報の種類は、お客様の住所、氏名、生年月日、性別、電話番号、電子メールアドレスその他の上記目的のために必要な情報です。

  3. 個人情報の管理

    当社は、お客様の個人情報について正確かつ最新の内容を保つよう努めます。また「個人情報管理対策委員会」を設置し、情報の適正な管理の推進を図るとともに、取り扱う個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止その他個人情報の安全管理に必要かつ適切な措置を講じます。

  4. 個人情報の取扱いの一部委託

    当社は、お客様の個人情報の取扱いの一部を外部に委託する場合には、受託者との間に秘密保持義務等を明記した契約書を取り交わすなどして、必要かつ安全な管理をし、適切な監督をいたします。

  5. 個人情報の第三者への提供

    当社は、保有する個人情報を以下のいずれかに該当する場合を除き、いかなる第三者へも提供いたしません。

    1. (1)あらかじめお客様の同意がある場合
    2. (2)法令に基づく場合
    3. (3)事業譲渡・分社化などに際してその一環として個人情報を提供し承継前の取得目的の範囲内で取扱う場合
    4. (4)人の生命、身体又は財産の保護のため必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    5. (5)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    6. (6)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  6. センシティブ情報の取扱いについて

    当社は、政治的見解、信教(宗教、思想および信条をいいます)、労働組合への加盟、人種および民族、門地および本籍地、保健医療および性生活、ならびに犯罪歴に関する個人情報(センシティブ情報)につきましては、以下に該当する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

    1. (1)法令等に基づく場合
    2. (2)事業の適切な業務運営を確保する必要から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  7. 個人情報の共同利用について

    当社は、お預かりしているお客様の個人情報(ご契約中またはご契約予定の保険会社から所期の目的のために当社が提供を受けた個人情報、およびお客様から上記目的のために当社が提供を受けた個人情報)を、お客様がご契約中またはご契約予定の保険会社と業務委託契約を締結し、かつ、当社と提携関係にある代理店(*1)、または、当社の子会社(*2)との間で共同で利用する場合があります。このほか、共同募集業務等を行うにあたり、お客様に対し当社が共同募集業務等を行う代理店をあらかじめお知らせしたうえで、当該代理店との間で個人情報を共同利用する場合があります(以下、当社がお客様の個人情報を共同利用する代理店および当社の子会社を総称して「他の保険代理店」といいます。)。
    この場合、ご契約中またはご契約予定の保険会社から所期の目的のために当社が提供を受けた個人情報につきましては、共同利用する他の保険代理店の利用目的および個人情報の項目は、お客様から個人情報の提供を受けた当該保険会社と同一とし、個人情報の安全管理につきましては当社が責任を負います。また、お客様から上記目的のために当社が提供を受けた個人情報につきましては、共同利用する他の保険代理店の利用目的および個人情報の項目は当社と同一とし、個人情報の安全管理につきましては当社が責任を負います。

    1. 共同利用する当社と提携関係にある代理店
      アフラック生命保険株式会社とご契約中のお客様またはご契約を予定しているお客様につきましては、当社と「共同募集業務に関する合意書」を取り交わして共同して保険募集業務等を行っている代理店との間で個人情報を共同利用する場合があります。
    2. 共同利用する当社の子会社
      当社の子会社である株式会社富士通トータル保険サービス(総合保険代理店)および株式会社トータル保険パートナーズ(総合保険代理店)と、個人情報を共同利用する場合があります。
  8. クッキー(cookie)について

    当社のウェブサイトではクッキー(cookie)を使用しております。クッキー(cookie)とは、お客様が特定のウェブサイトにアクセスされた際、ウェブサーバからご利用端末に、一定のデータファイルを送付、保存しておく仕組みで、匿名情報として統計的な分析等に利用されるほか、会員制のサービス等にカスタマイズしたサービスを提供するため、お客様を識別する情報と関連付ける場合があります。お客様のブラウザの設定により、クッキー(cookie)の利用を拒否することができますが、その場合当社のウェブサイトで使用できる機能が制限される可能性がありますのでご了承下さい。

  9. 個人情報の開示等の請求や苦情・相談について

    当社が保有しているお客様の個人情報につきまして、開示、利用目的の通知、訂正、追加、消去、利用停止をご請求される場合、または、苦情・相談などがございましたら、下記の窓口までお申出下さい。

2018年4月2日
株式会社トータル保険サービス

《個人情報保護に関する苦情及びご相談窓口》

〒104-0031 東京都中央区京橋2-2-1 京橋エドグラン23階
【事業者の名称】株式会社トータル保険サービス
【連絡先】個人情報管理対策委員会事務局 (コンプライアンス統括部)
TEL:03-3243-5253 FAX:03-3243-5294

特定個人情報の取得と取扱いについて

当社は、以下のとおり特定個人情報を取り扱うものとし、特定個人情報の取扱いが安全かつ適正に行われるよう取り組みます。

  1. 関係法令・ガイドライン等の遵守

    当社は、特定個人情報に関して適用される法令、ガイドラインその他の規範を遵守します。

  2. 特定個人情報の取扱い、利用・第三者提供の範囲

    当社では、取得した特定個人情報を法令で限定された範囲内でのみ取り扱います。当社における利用・第三者提供の範囲は以下のとおりであり、その範囲外で、利用または第三者提供を行うことはありません。

    1. (1)個人番号取扱事務一覧
      1. 雇用保険の届出等に関する事務
      2. 健康保険・厚生年金保険届出等に関する事務
      3. 国民年金第3号被保険者の届出等に関する事務
      4. 給与・賞与・年末調整、従たる給与についての扶養控除(異動)申告書を従業員が提出する事務
      5. 源泉徴収票の作成、提出に関する事務(給与支払報告書含む)
      6. 退職所得の源泉徴収票の作成、提出に関する事務(退職所得の受給に関する申告書の提出、退職所得の特別徴収票の作成・提出、退職手当金等受給者別支払調書の作成・提出含む)
      7. 当社が報酬等を支払った講師、弁護士、税理士、社会保険労務士等における、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の作成・提出に関する事務
      8. 当社が配当等を支払った株主における、配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書の作成・提出に関する事務
      9. 当社が賃料等を支払った不動産賃貸人における、不動産の使用料等の支払調書の作成・提出に関する事務
      10. 当社が不動産等の譲渡対価を支払った者における、不動産等の譲受けの対価の支払調書の作成・提出に関する事務
      11. 当社が不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料を支払った者における、不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書の作成・提出に関する事務
    2. (2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、または本人の同意を得ることが困難である場合
  3. 安全管理措置に関する事項

    当社は、特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損に対して、予防措置を講ずるとともに、特定個人情報を適切に管理するために、従業者の責任の明確化、社内規程の整備、従業者の教育・訓練、漏洩等の事故を防止するための物理的、技術的な対策等の安全管理措置を講じます。

  4. 個人番号および特定個人情報取扱いの委託

    当社は、個人番号関係事務の一部を他の事業者に委託することがあります。個人番号および特定個人情報の取扱いを委託する場合は、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

  5. 質問及び苦情処理の窓口

    当社は、対応する窓口にいただいた特定個人情報に関する問い合わせや苦情等に対して、誠実かつ迅速に対応いたします。

2018年4月1日
株式会社トータル保険サービス

《特定個人情報に関するご照会窓口》

〒104-0031 東京都中央区京橋2-2-1 京橋エドグラン23階
【事業者の名称】株式会社トータル保険サービス
【連絡先】個人情報管理対策委員会事務局 (コンプライアンス統括部)
TEL:03-3243-5253 FAX:03-3243-5294